전화로 상담하기
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아웃바운드 콜을 사용하기 위해서는 우선 내선번호가 할당되어 있어야 합니다. ①의 영역에서 할당된 내선번호를 확인할 수 있습니다.
내선번호가 할당되어 있다면, 현재 어떤 메뉴 페이지에 있든지 소프트폰에 연결이 가능합니다. 아웃바운드 콜을 사용하기 위해 ②의 로그인 버튼을 클릭해 소프트폰에 로그인 합니다.
소프트폰에 로그인 되어 있다면 ①의 발신 버튼을 클릭해 전화 걸기 팝업을 띄울 수 있습니다. 해당 팝업에서 연락처를 직접 입력하거나, 고객 조회 후 ②의 버튼으로 연락처가 입력된 팝업을 띄울 수 있습니다. 전화 걸기 팝업에서는 발신번호를 선택하고 연락처를 입력한 후 ③의 전화 버튼을 클릭하여 전화를 걸 수 있습니다.
소프트폰에 로그인하여 소프트폰의 상태가 대기 상태인 경우, 고객에게서 전화가 걸려올 수 있습니다. 전화가 걸려오면 ①의 영역과 같이 소프트폰 팝업이 표출되며, 등록된 고객의 경우 고객명이, 등록되지 않은 고객의 경우 등록되지 않은 고객이라고 표기됩니다. 초록색 전화기 버튼을 클릭해 전화를 받을 수 있고, 빨간색 전화기 버튼을 클릭해 전화를 거절할 수 있습니다.
콜이 연결되면 전화 걸기 팝업에 고객명과 연락처, 통화 시간 등이 표기되고, ① 영역에 연락처와 시간 등이 표기됩니다. 만일 고객으로 등록되어 있지 않은 연락처라면, 고객명은 등록되지 않은 고객 으로 표기됩니다.
콜이 연결되면 고객정보 영역에 고객 정보가 자동으로 기입되고 수정 가능하도록 활성화 됩니다. 만일 고객으로 등록되어 있지 않은 연락처라면, 연락처만 자동으로 기입됩니다.
통화 중 다른 업무 처리를 위해 통화를 잠시 대기시켜야 할 때는 ① 영역의 보류 버튼을 클릭해 통화를 대기시킬 수 있습니다. 통화 대기 상태에서는 고객에게 상담사의 소리를 차단하는 대신 대기음이 송출되고, 고객의 소리는 여전히 상담사에게 전송됩니다.
통화를 종료하고자 할 때는 전화 걸기 팝업 하단의 통화 종료 아이콘을 클릭하거나, ① 영역에서 끊기 버튼을 클릭하여 통화를 종료할 수 있습니다.
아웃바운드, 혹은 인바운드 통화가 종료되면 소프트폰은 자동으로 후처리 상태로 전환됩니다. 후처리 상태에서는 상담한 고객의 정보와 상담내용을 접수할 수 있습니다. 만약 ①의 영역에서 강제로 대기 상태로 변경하려고 하면, 고객정보 및 상담내용을 작성하지 않았음을 알리는 메시지가 표출됩니다.
고객 정보는 통화 중에도 작성할 수 있습니다. ②의 영역에서 관리자가 설정해둔 각 정보를 입력하고 저장 버튼을 눌러 고객 정보를 저장할 수 있습니다. 등록되지 않은 고객의 경우 자동으로 신규등록 처리 되며, 기존 고객의 경우 수정 처리 됩니다.
신규 고객정보를 작성했거나, 등록된 고객 정보를 조회했다면 상담 내용을 작성할 수 있습니다. 고객정보와 마찬가지로 ②의 영역에서 관리자가 설정해둔 각 정보를 입력하고 저장 버튼을 눌러 상담 내용을 저장할 수 있습니다.
